SAP IBP Proof-of-Concept bij Alliander: Meest kritieke processen eerst

Benieuwd hoe McCoy samenwerkte met Alliander om hun tactische planning naar een hoger niveau te tillen? Alliander is een energienetwerkbedrijf dat gespecialiseerd is in de distributie en infrastructuur van elektriciteit en gas. Het speelt een cruciale rol in de ontwikkeling en het onderhoud van energienetwerken en draagt bij aan de efficiëntie en duurzaamheid van de energiesector in Nederland.

McCoy als partner

McCoy werd geselecteerd als implementatiepartner, vanwege hands-on Proof-of-Concept-aanpak. Bij McCoy leggen we de focus in deze fase specifiek op verandermanagement en anticiperen wij op verwachte ontwikkelingen. Dit doen we met het oog op een duurzame oplossing, waarbij eindgebruikers nauw betrokken worden. Daarnaast hebben onze consultants veel kennis en ervaring met SAP Best-Practices en McCoy-specifieke tooling. Een voorbeeld hiervan is de Simply Change aanpak. Door deze aanpak, ontwikkeld door ons change management team, zijn eindgebruikers vanaf het begin betrokken bij de adoptie van de oplossing SAP IBP. Daarnaast is het uiteindelijke succes van het project sterk afhankelijk van één projectteam, waarbij we een gedeelde visie hebben. Het projectteam bestond uit collega's van zowel Alliander als McCoy's experts in Supply Chain Planning. Wij geloven dat een gemixt team een cruciale rol speelt in het bereiken van de gewenste resultaten.

Strategische doelen

De afgelopen jaren werd Alliander geconfronteerd met grote uitdagingen door tekorten aan materiaal en technisch personeel die de uitvoering beïnvloedden. Daarom startte Alliander een Supply Planning Programma en kozen voor SAP Integrated Business Planning (IBP) om de tactische planning te verbeteren. Zo kon Alliander de beschikbaarheid van materiaal en personeel vergroten. Het doel is om meer inzicht te krijgen in vraag en aanbod en de effectiviteit van de geïntegreerde planning van alle resources te waarborgen. Hieronder valt personeel, materiaal en diensten.

Hoe wij dit samen bereikten

Het SAP Integrated Business Planning (IBP) project is opgesplitst in twee fasen: een pilotfase (Proof of Concept (POC)) en een implementatiefase. Tijdens dit Simply Proof concept worden functionaliteiten binnen een specifieke scope getest en gevalideerd. Hierdoor kan voorkomen worden dat verkeerde ontwerpbeslissingen worden gemaakt, die mogelijk niet werken binnen een organisatie.

De POC-aanpak bestond uit verschillende workshops, waarin we een agile aanpak hanteerde met kortere iteraties. Hierin werd de focus gelegd op de vraag en het verifiëren van de beschikbaarheid van resources. Er is met een compact team gewerkt aan één ontwerp voor een toekomstige geïntegreerde oplossing voor Alliander’s materiaal-, personeel- en dienstenplanning. Dit heeft Alliander de volgende voordelen opgebracht:

De kritieke requirements werden aangetoond in dit prototype, waarbij de bijbehorende processen gelijk konden worden ingezien door de business; zo zag het projectteam bijvoorbeeld hoe een resource plan gemaakt wordt en wat de impact van het tekort op één resource kan betekenen voor andere resources.
Het was gelijk mogelijk om met echte data in het IBP systeem te werken. Dit resulteerde enerzijds in een snelle opbouw en begrip van SAP IBP en Best-Practices bij Alliander Business en IT, en anderzijds in een versnelde opbouw van Alliander specifieke business kennis en begrip van de casus bij McCoy consultants.
Risico's en verrassingen tijdens de implementatie werden geminimaliseerd, doordat de business vroegtijdig bekend raakte met het systeem en er gebruik kon worden gemaakt van echte data
De voorbereiding voor de benodigde veranderingen kon worden gedaan, inclusief het uitwerken van de beoogde (plannings)processen, rollen en verantwoordelijkheden en het opleveren van een Verander Management plan.

Wat het Alliander opleverde

SAP IBP heeft de mogelijkheden laten zien om (kritische) resources te kunnen plannen in een allesomvattend planningsmodel. Hiernaast is er laten zien hoe IBP verschillende processen en afdelingen aanraakt, waaronder Sourcing, Planning en Realisatie. Hierdoor laat IBP zien hoe er een betere samenwerking tussen afdelingen mogelijk is en om de planningsprocessen te verbeteren. In samenwerking met het verandermanagement plan, zorgde dit voor een stabiele en betrouwbare basis voor de volgende fase, de implementatie.

Meer vragen over planningsprocessen, SAP IBP of deze implementatieaanpak? Neem gerust contact op met Jacques via jacques.scheutjens@mccoy-partners.com