Een SAP-implementatie over internationale wateren

Damen Services is een bedrijfstak van Damen Shipyards, een scheepsbouwbedrijf dat wereldwijd opereert. Zij hebben een complex stakeholderlandschap met een eindgebruikersgroep die zich over de hele wereld uitstrekt. Daarom is het essentieel om een strategie te hanteren die er niet alleen voor zorgt dat zij live in SAP gaan, maar dat ook alle eindgebruikers het systeem snappen én accepteren. Een goed Change Management was daarom essentieel voor deze implementatie.

McCoy als partner

McCoyans Jacobien en Kimberly stelden de change-strategie op en realiseerden deze. In de basis bestond deze strategie uit het inzichtelijk maken van- en aansturen op deliverables.

“Als Project Manager had ik behoefte aan het hebben van grip en sturing op change, hetgeen we bereikten door de change plan- en meetbaar te maken.”

– Rodney Stuijt, Project Manager SAP bij Damen Services

Via nieuwsbrieven, vergaderingen en borrels communiceerden we over het project. Het doel was om iedereen bekend te maken met het systeem en ervoor te zorgen dat iedereen in de business het systeem herkende en omarmde.

“Je kan nog zo’n mooi systeem bouwen, als niemand het accepteert bereik je er niets mee,”

aldus Rodney.

Gedurende het project waren er verschillende ADKAR-metingen om te kijken waar de managers en de eindgebruikers stonden. Waar laag gescoord werd, werden interventies toegepast. Samen met de Proces Owners bekeken we wat er nodig was om de acceptatie te verhogen.

Hoe wij dit samen bereikten

Door te trainen. Met een overweldigend aantal trainingssessies en een beperkte trainingsperiode, stond er een uitdagende taak voor de boeg: het inwerken van de eindgebruikers. Dit vroeg om een strakke sturing en nauwkeurig georganiseerde trainingsplannen.

Rodney: “Onze toegewijde consultants trainden de key- en senior users en zij op hun beurt de eindgebruikers. Maar hier werd het uitdagend: het systeem was nog verre van up and running en de data beperkt. Toch slaagden we erin - dankzij de inzet van de alle betrokkenen - om elke sessie waardevol te maken. Elke dag zagen we een stroom van gebruikers die deelnamen aan de trainingen, soms waren er wel zes trainingen tegelijkertijd. Een dynamische omgeving, waarin we ons uiterste best deden om elke eindgebruiker te ondersteunen en te begeleiden.”

Wat hen dit opleverde

Los van al het planbare change-werk was het voor Damen Services essentieel om een change team te hebben waar de factor mens centraal staat. In de woorden van Rodney: “In een SAP-implementatie zit een hoop emotie en er komt veel mensenwerk bij kijken. Er is een groep van streamleads, key users en senior users gebouwd met kennis, maar bovenal een groep die elkaar weet te vinden, wat voor elkaar over heeft en met een positieve vibe aan de slag gaat. Dit heeft geresulteerd in een succesvolle livegang van Damen Services in SAP!”